Amélie Guiot
Pour éviter tout écart entre l’idée que vous vous faites du métier et la réalité...
Vous y réfléchissez déjà depuis quelque temps, vous avez même peut-être déjà repoussé le moment clé de votre début d’activité mais cette fois c’est décidé ; vous allez devenir secrétaire indépendante ! Que vous connaissiez le métier de secrétaire sur le bout des doigts ou qu’il s’agisse d’une reconversion professionnelle, les compétences nécessaires à la profession ne seront pas les mêmes en optant pour le statut indépendant.
Pour éviter tout écart entre l’idée que vous vous faites du métier et la réalité, nous sommes partis à la rencontre de secrétaires indépendantes afin de leur poser cette même question : « Selon vous, quelles sont les compétences essentielles d’une secrétaire indépendante ? » Ce qui est plutôt rassurant, c’est que les réponses se rejoignaient toutes ! Nous avons pu grâce à ces témoignages distinguer 4 principales compétences que nous vous présentons dans cet article !
1. L’autonomie
L’autonomie est un terme qui a ressurgi de nombreuses fois au cours de nos différents entretiens. S’il s’agit peut-être plus d’une qualité que d’une réelle compétence, vous devez avoir pleinement conscience de ce qui se cache derrière le statut d’indépendante.
La quête de l’indépendance a en effet un prix, vous allez devoir apprendre à gérer vous-même l’intégralité de votre activité. Cela va du démarchage de clients jusqu’à l’étape de facturation. Vous n’aurez certes plus de patron mais, en contrepartie, personne ne sera là pour vous rappeler ce que vous devez faire ni comment vous devez le faire. Petite précision sur ce dernier point : cela ne signifie pas que vous serez entièrement livrée à vous-même, seulement qu’en cas de besoin, il sera de votre ressort de partir à la recherche d’une information ou d’une personne pour vous prêter main forte.
2. Un grand sens de l’organisation
Etroitement liée à la notion d’autonomie, l’organisation est certainement la compétence principale à avoir puisque c’est le cœur de votre métier ! Rappelons qu’en tant que secrétaire, indépendante ou non, votre mission est d’assurer l’administratif de la structure pour laquelle vous travaillez. Vous devez vous sentir capable de gérer un agenda, de rédiger des comptes-rendus, de prendre des rendez-vous, d’assurer des permanences téléphoniques etc. Et souvent, vous serez amenée à jongler entre ces différentes tâches !
Lorsque nous avons discuté avec Elodie, secrétaire indépendante depuis trois ans à Paris, elle nous fit part des difficultés qu’elle avait rencontrées à ses débuts. Bien qu’elle fût forte de son expérience en tant que secrétaire salariée dans une grande PME, elle avoue sans mal que son sens de l’organisation était chaotique lorsqu’elle a démarré en indépendante. Pourtant l’organisation, « c’était mon truc ! », nous assure-t-elle. Ce qu’elle avait mal évalué en fait, c’était qu’elle allait désormais devoir gérer non seulement l’organisation de ses clients, mais aussi la sienne ! Avant de faire le grand saut, prenez le temps de penser à votre propre organisation pour ne pas vous laisser déborder.
3. La maîtrise des outils bureautiques
On ne va pas vous mentir, votre ordinateur risque de devenir votre meilleur ami ! Bon, c’est bien sûr une façon de parler mais quoi qu’il en soit, vous devez savoir vous servir de toute la panoplie des outils qui rythment les journées d’une secrétaire. Les fondamentaux sont Word, Excel et Powerpoint. Vient s’ajouter à cette liste la maîtrise d’Internet mais puisque vous êtes en train de lire cet article, nous supposons que vous ne devez pas avoir trop de mal !
Il peut également être intéressant pour vous de connaître des logiciels d’édition comme InDesign ou Photoshop dans le cas où vous seriez amenée à faire de la mise en page. Les outils de collaboration sont en vogue dans les entreprises et peuvent être une véritable valeur ajoutée. Nous pensons notamment à Google Drive ou Dropbox.
4. L’amour de la langue française
Oui oui, nous allons bien parler d’amour dans ce 4ème point ! Les tâches de votre métier vont en effet vous confronter régulièrement aux joies de la langue française. Par conséquent, les questions d’orthographe, de grammaire, de conjugaison ou de syntaxe ne doivent avoir aucun secret pour vous. Il est aussi important d’avoir un esprit de synthèse, de connaître des techniques de prise de notes et de s’exprimer à travers un vocabulaire clair et professionnel. Les mots sont vos alliés, sachez les utiliser.
Charlotte vit en région parisienne mais cela n’a pas toujours été le cas. Originaire d’Allemagne, elle a profité de sa double nationalité pour se spécialiser dans son métier de secrétaire indépendante. Notre première question a été de lui demander s’il y avait un marché pour les secrétaires bilingues allemand-français. « Ah oui ! Il y a beaucoup de demandes et comme nous sommes moins nombreuses à pouvoir y répondre, c’est très facile pour moi de trouver des clients ! », nous a-t-elle répondu. Ce qu’a trouvé Charlotte, on appelle ça une niche. Une niche, c’est un petit segment de marché répondant à une demande très précise. Si vous parlez couramment plusieurs langues, n’hésitez pas à vous servir de cet atout. Sinon, il n’est jamais trop tard pour apprendre !
Pour conclure cet article, nous souhaitons rebondir un instant sur cette dernière phrase. « Il n’est jamais trop tard pour apprendre ». C’est une idée à laquelle nous croyons et que nous défendons sans hésitation. Si certaines de ces compétences relatives au métier de secrétaire indépendante ne vous sont pas encore familières, ne vous angoissez pas ! Prenez le temps d’apprendre, prenez le temps de vous former et d’être conseillée. Partez avec ce que vous avez et puis petit à petit, montez en compétences !